Margit Gatjens-Reuter Ablage Margit Gatjens-Reuter Ablage Information optimal organisieren 3., iiberarbeitete Auflage GABLER Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Gitjens-Reuter, Margit: Ablage : Infonnation optimal organisieren / Margit Giitjens-Reuter. - 3., iiberarb. Aufl. -Wiesbaden : Gabler, 1999 ISBN 978-3-409-39106-1 ISBN 978-3-8349-9118-8 (eBook) DOI 10.1007/978-3-8349-9118-8 Aile Rechte vorbehalten © Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden, 1999 Lektorat: Ulrike M. Vetter Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Bertelsmann Fachinformation GmbH. Das Werk einschlieBlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschtitzt. Jede Verwertung auBerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere ftir Ver vielfaltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. http://www.gabler-online.de Hochste inhaltliche und technische Qualitat unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Verbreitung unserer Bticher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung nach bei der Verbrennung Sehadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauehsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk be rechtigt auch ohne besondere Kennzeiehnung nieht zu der Annahme, daB solche Namen im Sinne der Warenzeichen-und Markensehutz-Gesetzgebung als frei zu betraehten waren und daher von jedermann benutzt werden dtirflen. Satz: ITS Text und Satz GmbH, Herford Vorwort zur dritten Auflage Vor zehn Jahren erschien dieses Buch zum erst en Mal. Zehn Jahre sind eine ziemlich lange Zeit, wenn es urn die Entwicklung moderner Biirotechnologie geht, bei der die Produktlebenszyklen teilweise auf wenige Monate zusammenge schrumpft sind. Macht es noch Sinn, eine weitere, wenn auch iiberarbeitete, Auf lage zum Thema "Ablage", das sieh ja in erster Linie mit der Bewaltigung von Papier beschaftigt, herauszugeben? Nun, auch neuere Untersuchungen weisen darauf hin, dass bisher nur etwa zwanzig Prozent'aller in Unternehmen vorhan denen schriftlichen Informationen in digitaler Form vorliegen. Was ich bis heute in meinen Seminaren zu horen und bei Firmenberatungen vor Ort zu sehen be komme, bestatigt dies. Papier verliert im Vergleich mit den neuen Medien zwar relativ an Bedeutung, der Anteil schrumpft sieher - aber langsamer, als viele ge glaubt haben. Konkret heiSt das: In den meisten Abteilungen und Sekretariaten sind die Aktenschranke immer noch voll und auf den Schreibtischen stapelt sieh das Papier. Insofern ist der Inhalt des Buches auch he ute nicht iiberholt. Ganz im Gegenteil - wenn man fUr die uniiberschaubare Fiille unstrukturierter Informa tionen moderne Informationstechnologie sinnvoll nutzen mochte, kommt zuerst die Organisation von Strukturen und Prozessen. In einer optimal funktionieren den Papierablage stecken bereits viele organisatorische Losungen, die auch fUr die Einfiihrung neuer Medien nutzbar und niitzlieh sind. Besonders im neu ge schriebenen Kapitel 6 zeige ich diese Zusammenhange. Hier finden Sie auch ein konkretes Beispiel fUr das elektronisch unterstiitzte Management einer Papierab lage. Was den "menschlichen Faktor" bei der Ablageorganisation betrifft, auf den ich in dies em Buch immer wieder eingehe, so hat sich dessen Bedeutung noch we sentlich verstarkt. Wie in allen anderen Bereichen macht es auch bei der Ablage immer weniger Sinn, Insellosungen zu schaffen. Hier ist Teamwork angesagt, und das Bewusstsein, dass sich auch die Informations- und Kommunikationskultur verandern muss. Nur wenn Mitarbeiter bereit sind, Organisations-, Verfahrens und Qualitatskriterien miteinander zu vereinbaren und einzuhalten - zu denen zum Beispiel die Ubernahme von Verantwortung fUr bestimmte Informationen gehort -, werden Unternehmen in der Lage sein, gezielt das Wissen und das Know-how aus der Informationsflut zu nutzen, das sie im Wettbewerb urn die Kundenzufriedenheit erfolgreich macht. Das zurzeit hoch im Kurs stehende Schlagwort "Wissensmanagement" schlieSt auch die Aufgabe ein, den schriftli chen Informationsspeicher so zu organisieren, dass jeder Mitarbeiter die fUr schnelle und richtige Entscheidungen notwendigen Informationen vollstandig, rechtzeitig und aktuell zur Verfiigung hat. Ich hoffe, dieses Buch kann auf dem Weg dorthin immer noch ein StUck weiterhelfen. Margit Giitjens-Reuter Vorwort zur ersten Auflage Dieses Buch handelt von der Schriftgutorganisation im Biiro. Dabei mag sich mancher fragen, ob die Beschaftigung mit dem Speichermedium Papier sich heut zutage iiberhaupt noch lohnt, wo doch alle Welt schon seit Jahren yom papierlo sen Baro spricht, auf das wir angeblich zusteuern. 1m Biiroalltag von heute ist nach meiner Erfahrung davon immer noch nicht allzu viel zu spiiren, wenn man von speziellen Branchen einmal absieht, in denen der Automationsgrad schon sehr weit fortgeschritten ist. Doch selbst dort findet man noch genug Papier. SchlieBlich produziert ein Computer auch Papier. Die Papier hersteller verzeichnen noch immer Zuwachsraten, und die Menge der Schriftstii cke, die taglich neu bei dem Biiromenschen von heute auf dem Schreibtisch lan den, nimmt ebenfalls nicht ab, sondern zu. Das Papier wird also vorlaufig ein wichtiges Medium fUr die schriftliche Kommunikation, fiir den Transport und die Speicherung von Informationen bleiben. Denn es bietet unbestreitbare Vorteile, die ein Computer nicht hat: es ist iiberall verfiigbar, man hat mehrere Seiten gleichzeitig im Blickfeld, jeder kann damit umgehen, und schlieBlich: "Was man Schwarz auf WeiB hat, kann man getrost nach Hause tragen." Der psychologische Aspekt darf namlich bei aller Computer-Euphorie nicht vergessen werden. Doch selbst dort, wo andere Speicher zunehmend die Aufgaben des Papiers iibernehmen, muss die zu speichernde Information zuvor organisiert und geord net werden. Ordnung ist Voraussetzung fiir den sinnvollen Einsatz jedes Spei chermediums, denn ohne eine funktionierende Ordnung findet man weder etwas in der Schublade noch im Mikrofilm-Archiv noch im Computer-Speicher. Das Thema Schriftgut- oder Informationsorganisation ist also heute so aktuell wie nie zuvor und die Beschaftigung damit notiger als je zuvor. An der notwendigen Sen sibilitat fiir diese Problemstellung scheint es mir in der Praxis allerdings haufig zu mangeln - viele suchen lieber geduldig und jahrelang, als einmal griindlich aufzu raumen. Ihnen geht es wie dem Holzfaller mit der stumpfen Sage, der sich ver geblich bemiiht, einen Baum zu fallen. Auf die Frage, warum er nicht zuvor seine Sage scharfe, sagt er: "Keine Zeit, ich muss sagen." Das entsprechende Problembewusstsein zu wecken und Wege aufzuzeigen, wie man mit der Informationsflut von heute besser fertig wird, war meine Absicht. Ich wollte kein trockenes Lehrbuch schreiben, sondern eher einen Erfahrungsbe richt aus meiner bisher mehr als zwanzigjahrigen praktischen Beschaftigung mit dies em Thema, und den Lesern einige direkt verwertbare Tipps geben. Margit Giitjens-Reuter Inhalt Vorwort zur dritten Auflage .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Vorwort zur ersten Auflage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1 Die Infonnationsflut und me man sie in den Griff bekommt . . . . . . . 11 2 Aktenfluss statt Aktenstau! .................................... 19 Das Btiro platzt aus allen Nahten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Wo der Platz knapp wird, fehlt die Organisation ................. 20 Zugreifen, aber wie oft? ....................................... 26 Welche Rolle spielt die Schriftgutart? ........................... 27 Aktenfluss-Schema und quantitative, selektive Ist-Aufnahme ...... 30 So wird aus dem Aktenstau ein Aktenfluss ...................... 35 Arbeitsplatz- und Gruppenregistratur ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Zwischenregistratur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Altablage/Archiv - Rumpelkammer oder Datenbank? ......... 46 Die Endstation - Vernichtung von Schriftgut ................. 57 3 Ablagetechnik fUr konventioneUes Schriftgut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Die Macht der Gewohnheit macht auch vor Btiros nicht Halt ...... 61 Welche alternativen Ablagetechniken gibt es? . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 63 Liegende Ablage .......................................... 64 Stehende Ablage: Ordner und Kassetten ..................... 66 Hangende Ablage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Was gibt es sonst noch? .................................... 72 Lose Blatter - fliegende Blatter? ............................... 73 Welche Ablagetechnik ist die beste? ............................ 78 4 Alternative Ablagetechniken ...................... . . . . . . . . . . . . . 85 5 Alles in Ordnung? ............................................ 95 Woran herkommliche Ordnungsmethoden oft scheitern ........... 100 Die Alternative: Das Bausteinsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Schriftgut statt Balle .......................................... 128 Ein Systembaukasten ftir Ihre private Ordnung .................. 135 6 Ablage per Computer? ........................................ 143 "Akten-James - ein Butler ftirs Papier .......................... 144 Dokumentenmanagement - die Losung? ........................ 161 10 Inhalt 7 Schriftgutorganisation - lohnt sich das? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 8 Projektablauf der Schriftgut-Reorganisation ..................... 175 Die Autorin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 187 Stichwortverzeichnis .............................................. 189 1 Die Informationsflut und wie man sie in den Griff bekommt Sitzen Sie gerade an Ihrem Schreibtisch? Wie sieht es darauf aus? 1st er leer bis auf die Schreibutensilien und was man so an Zubehar braucht? Wenn ja, dann gibt es dafiir zwei nahe liegende ErkUirungen: Sie haben gerade einen neuen Job angetreten - oder Sie haben sich und Ihre Kommandozentrale Schreibtisch gut organisiert. 1st das zweite der Fall, dann meinen herzlichen Gliickwunsch! Sie brauchen dieses Buch eigentlich gar nieht zu lesen, es sei denn, dass es nur oben auf Ihrem Schreibtisch so ordentlich aussieht und innen drin, wie vielleicht auch in den Registraturschranken, das groBe Chaos herrscht. In diesem Fall lesen Sie ruhig weiter, denn genau urn dieses Chaos geht es in diesem Buch. Bei den meisten Biiromenschen machen sieh die Informationsflut und das damit oft verbundene Durcheinander nieht erst innerhalb diskret verschlieBbarer Schranke bemerkbar. Wenn sieh auf Ihrem Schreibtisch daher die PapierstOBe stapeln, dazwischen Aktenordner liegen und die geringe verbleibende Flache mit vielen kleinen Merkzetteln iibersat ist, dann befinden Sie sieh in bester Gesell schaft. Nach einigen Tausend Ist-Aufnahmen, an denen ieh im Laufe meiner bis herigen Beratertatigkeit direkt beteiligt war, schatze ich, dass ungefahr 90 Pro zent aller Schreibtische in Wirtschaft und Verwaltung auch heute noch so aussehen. Da die wenigsten Menschen mehr als zwei verschiedene Dinge gleiehzeitig tun kannen - ich denke zum Beispiel an die gleichzeitige Bearbeitung verschiedener Vorgange oder an das gleichzeitige Fiihren mehrerer Telefonate -, haben die vie len unerledigten Vorgange auf dem Schreibtisch eigentlich gar niehts zu suchen. Denn dieser sollte als Arbeitsflache fiir die jeweils gerade bearbeitete Aufgabe zur Verfiigung stehen und nicht Ablageflache, Wiedervorlage oder Moratorium sein. Das Argument eifriger Papierstapel-Verfechter, man miisse Vorgange nur lange genug im Stapel liegen lassen, dann wiirden sie sich von selbst erledigen, mag zwar fiir einen bestimmten, geringen Anteil des Stapels zutreffen. Dieser Vorteil ist aber auch nutzbar, ohne dass die Schreibtischflache wie eine Miillhal de aussieht. Wie, das machte ich Ihnen im Folgenden, zusammen mit einer Reihe anderer Uberlegungen zur Bewaltigung der Informationsflut, verraten. Wir wollen dazu den Biiro-Schreibtisch - gleich, ob er der Sekretarin, dem Chef, Sachbearbeiter oder technischen Angestellten gehart - zum Mittelpunkt des Ge schehens machen und von dort aus unsere Uberlegungen starten. Samtliches Pa pier, das in irgendeiner Form bearbeitet wird und das irgendwann in der Ablage U Die Inforrnationsflut und wie man sie in den Griff bekommt landet oder sich in Stapeln auf dem Schreibtisch tUrrnt, kommt zuerst hier an oder wird an diesem Ort generiert. Beschaftigen wir uns daher zunachst mit dem, was ankommt, namlich dem Post eingang. Externe oder interne Post aus anderen Abteilungen Ihres Unterneh mens flattert Ihnen morgens (wenn die Postverteilung gut funktioniert) oder im Laufe des Tages auf den Schreibtisch oder direkt in den Computer. Sollten Sie das Geflihl haben, dass dieser Input von Jahr zu Jahr groBer wird, dann haben Sie zumindest statistisch Recht: die Informationsmenge wachst, auch die auf Pa pier gespeicherte. Experten sprechen von einer Verdoppelung der gesamten In forrnationsmenge alle drei bis flinf Jahre! In der 1998 erschienenen Marktstudie Dokumenten- und Workflow-Management des Fraun'hofer Instituts filr Arbeits wirtschaft und OrganisationheiBt es: "Heutzutage liegen nur 10 Prozent der In formation eines Unternehmens in elektronischer Form in der Ablage vor, und nur circa 20 Prozent sind kurzfristig verfilgbar." Da braucht es nicht zu wundern, wenn auch der eigene Schreibtisch schier zusam menbricht. Dennoch ist dies kein Grund zur Panik. Wichtig ist, dass Sie als Kom mandeurin oder Kommandeur in dieser Informationsflut das Ruder selbst in der Hand behalten und bewusst und aktiv Ihre Kommandobrilcke, namlich Ihren Schreibtisch, organisieren. Nur so erledigen Sie die richtigen Aufgaben zum rich tigen Zeitpunkt, unter Zuhilfenahme der richtigen Hilfsmittel, und konnen dazu beitragen, die dabei anfallende Schriftgutmenge auf das notwendige MaB zu be grenzen. Denn das Ablageproblem, mit dem wir uns in diesem Buch beschiiftigen wollen, fangt bei der Schreibtischarbeit an. Was Sie dazu benotigen? Das Mindeste ist, auf den Schreibtisch bezogen, ein Un terbau mit Hangeregistratur-Vorrichtung sowie darin enthalten eine durchdach te, sinnvolle Arbeitsplatzablage. (Mit den im Folgenden vorgestellten Prinzipien konnen Sie sich selbstverstandlich auch in Ihrem Computer organisieren.) Sie benotigen: - Eine Terminablage. Hierzu benotigen Sie in einem Sammler einunddreiBig Einstellmappen - flir jeden Tag des Monats eine, sowie noch einmal zwolf Ein stellmappen - flir jeden Monat eine. - Die Unterlagen, die Sie zur Losung Ihrer Aufgaben standig benotigen, zum Beispiel Telefonverzeichnis, Preislisten, Organigramme, Ubersichten - sozusa gen Ihr flir Ihr Aufgabengebiet typisches Werkzeug, soweit Sie dieses nicht in Ihrem Computer bereithalten. - Einige Hangemappen, in denen Sie Unterlagen sammeln konnen, die gleichar tige Tatigkeiten betreffen, zum Beispiel Telefonieren, regelmiiBige Bespre chungen mit bestimmten Mitarbeitern oder Ausschilssen, Informationen, die Sie weitergeben wollen, oder auch Unterlagen, die Sie bald lesen wollen. Die Informationsflut und wie man sie in den Griffbekommt 13 - SchlieBlich gestehe ich Ihnen noch eine "Sumpfmappe" zu. Sie darf aber nur die Grundbreite haben. Nehmen Sie auf gar keinen Fall einen Hiingesammler mit vier oder sechs Zentimeter Bodenbreite. Diese Sumpfmappe ist ein Zuge stiindnis an unseren inneren Chaoten, den die meisten von uns nie ganz ab legen konnen. In der Sumpfmappe konnen Sie Unterlagen sammeln, die Sie nirgendwo anders zuordnen wollen. Ich sage bewusst nicht konnen, denn zu ordnen liisst sich alles, wenn man nur das richtige Ordnungssystem hat. Aber nicht immer wollen wir alles zuordnen, unter anderem, weil sich manchmal Dinge wirklich von selbst erledigen. Gleichgiiltig, ob Sie Ihre Sumpfunterlagen in einer Hiingemappe im Schreib tisch sammeln oder ob Sie sich in Ihrem Registraturschrank eine solche Sumpf ecke einrichten - sorgen Sie dafUr, dass nur ein geringer Platz dafUr vorgese hen ist und dieser auch niemals erweitert wird. Der Sumpf des Diversen, Besonderen, Verschiedenen und wie er sonst noch genannt wird, ist niimlich an steckend wie eine Seuche und vermehrt sich wie die Kaninchen. Daher: in die eng begrenzte Quarantiine mit dem Sumpf, wenn er denn aus menschlichen Grunden schon sein muss. - Den restlichen Platz in der Schreibtisch-Hiingeregistratur konnen Sie vorsehen fUr Unterlagen, die nur von Ihnen erledigte Aufgaben oder Vorgiinge betref fen. Oder flir Vorgiinge, die Sie gerade in Bearbeitung haben. Diese Vorgiinge sollten aber nur kurzfristig dort untergebracht werden und spiiter wieder in die Ablage kommen, aus der Sie sie entnommen haben. Wenn Sie sich eine solche Schreibtisch-Registratur nicht selbststiindig einrichten wollen oder wenn Sie zusiitzlich Anregungen suchen, schauen Sie sich auf dem Markt urn. Ein professionelles Set flir die Arbeitsplatz-Organisation haben einige Hersteller flir Organisationsmittel - samt detaillierter Gebrauchsanweisung - im Programm. So ausgestattet, konnen Sie nun daran gehen, die Papierlawine (und ein bisschen auch sich selbst) zu organisieren. Fangen wir also an mit dem, was an Post bei Ih nen ankommt. In dem Moment, in dem Sie ein Dokument das erste Mal "in die Hand" genommen und gelesen haben, sollten Sie entscheiden, was weiter damit passiert, und gemiiB dieser Entscheidung direkt und konsequent handeln. In die sem Augenblick stellen Sie die Weichen fUr den weiteren Lebensweg dieses Dokumentes. Sie bestimmen damit, ob es zugig seiner richtigen Bestimmung zu gefUhrt wird oder ob es auf Grund Ihrer eigenen Unschlussigkeit noch liingere Zeit ein von Ihnen stiindig hin- und hergeschobener Begleiter und Bewohner Ih rer Papierstapel sein wird. Gerade die wollen wir aber abschaffen. Entscheiden und handeln Sie nach dem Lesen (manchmal tut es auch ein kurzer Blick, zum Beispiel bei bestimmten Arten von Werbung) am besten anhand einer inneren Checkliste. Diese konnte zum Beispiel so aussehen: Das Schriftstuck hat fUr mich und mein Unternehmen uberhaupt keinen Wert und keine Bedeutung.